Telefonieren will gelernt sein: Der Gigaset Telefon-Knigge

Am Arbeitsplatz ist der optimale Gesprächsverlauf am Telefon mit Kunden oftmals der Garant für Erfolg im Business. Telefonieren ist also nicht gleich telefonieren, denn es gibt einige Regeln und Tipps, die man beherzigen sollte, um erfolgreiche Gespräche zu führen.

Mit den Tipps aus unserem Telefon-Knigge geht bei Ihrem nächsten Telefonat garantiert nichts mehr daneben.

1. Die Begrüßung

Der erste Schritt zum Erfolg ist schon einmal die richtige Begrüßung des Gesprächspartners, die natürlich freundlich ausfallen sollte. Das gilt auch in Situationen, in denen der Telefonmarathon mit den unzähligen Kunden schon zu nerven beginnt – egal, das darf der Gesprächspartner nicht merken, denn trotz Stress wird er selbstverständlich freundlich begrüßt.

2. Ausreden lassen und selbst deutlich sprechen

Nach der Begrüßung wird der Kunde im Folgenden mit seinem Namen angesprochen und er darf natürlich ausreden, wenn er sein Anliegen vorträgt. Nichts ist unhöflicher, als ihn schon während der ersten beiden Sätze zu unterbrechen. Wichtig ist auch eine deutliche Aussprache, damit das Gegenüber alles Gesagte genau versteht. Muss der Kunde ständig um Wiederholung des letzten Satzes bitten, weil der Gesprächspartner nuschelt, ist ihm das unangenehm.

3. Die Lautstärke

Während des Telefonates sollte in einer angenehmen Lautstärke gesprochen werden, da zu lautes Sprechen meist als unangenehm empfunden wird. Ist es notwenig, weitere Geschäftspartner zum Gespräch zuzuschalten, informiert man den Kunden, bevor man auf Lautsprecher schaltet.

4. Störungsfaktoren eliminieren

Das Wort „ich“ sollte nicht zu häufig fallen, denn das wirkt unhöflich und der Business-Partner fühlt sich abgedrängt und unwichtig. Auf das Gespräch konzentrieren heißt auch, dass nebenher nichts anderes gemacht und auch der Hörer nicht zwischen Schulter und Kinn geklemmt wird, denn Letzteres verzerrt die Stimme unnötig. Hier hilft stattdessen die Verwendung eines Headsets, wenn man während des Telefonierens etwa die Computer-Tastatur bedienen muss, um für den Kunden Informationen abzurufen.

Die Kaffeetasse bleibt während des ganzen Gesprächs selbstverständlich auf dem Tisch stehen und auch Aktionen wie essen oder Kaugummi kauen sind ein absolutes No Go. Der Kunde merkt nämlich meist, wenn sein Telefonpartner im Hintergrund mit anderen Dingen beschäftigt ist oder undeutlich spricht, weil er gerade den Mund voll hat. Darüber hinaus ist die Geräuschkulisse beim Essen, Trinken oder Kaugummi kauen nicht gerade business-like.

5. Benimm-Regeln am Telefon

Während des Gesprächs ist Konzentration angesagt, damit der Kunde registriert, dass sein Gegenüber ihm interessiert zuhört. Keine unnötig langen Reden halten, keine Abkürzungen verwenden, die der Gesprächspartner hinterfragen muss, weil er ihre Bedeutung nicht kennt und möglichst keine zu langen Gesprächspausen entstehen lassen – das alles würde den Kunden nämlich nur irritieren.

6. Die richtige Technik anwenden

Der Business-Erfolg ist heutzutage hart umkämpft und jedes Unternehmen ist auf seine Kunden und Geschäftspartner angewiesen – also, der Kunde ist König! Daher sollte man ihn nicht durch falsches Verhalten am Telefon vergraulen. Er liebt es ganz sicher nicht, wenn er zu lange in der Warteschleife hängt oder vereinbarte Rückruftermine nicht eingehalten werden. Sich während des Gesprächs Notizen machen, ist auch nicht verkehrt, denn das hilft beim nächsten Gespräch mit dem Kunden, wieder ruck zuck ins Thema zu kommen.

Es gibt aber neben den Verhaltensregeln auch noch ein paar technische Begebenheiten, die beim Telefonieren zu beachten sind. So sollte niemals die Rufnummer unterdrückt werden, denn das wirkt gerade im Geschäftsleben eher unseriös auf den Gesprächspartner.

Telefongespräche sollten in einer geräuscharmen Umgebung geführt werden, da dies eine bessere Kommunikation ermöglicht. Hat man am Arbeitsplatz dann auch noch ein hochwertiges Telefon mit HD-Audioqualität, guten Lautsprechern, integriertem Mikrofon und Headset-Anschluss wie etwa das Siemens Gigaset S810A, kann fast schon nichts mehr schief gehen.

Wie heißt es so schön im Gigaset Telefon-Knigge – für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Da ist wohl etwas Wahres dran!